Proč a jaké OÚ o mne ZČU zpracovává?

ZČU zpracovává osobní údaje zaměstnanců zejména za účelem plnění povinností zaměstnavatele. Mezi tyto povinnosti patří například:

• výpočet mzdy,
• hlášení na sociálním úřadě,
• odvod sociálního a zdravotního pojištění.

Pokud jste vědecko-výzkumný pracovník či akademický pracovník, rovněž jsou zpracovávány Vaše osobní údaje v souladu s §75 zákona o vysokých školách, v platném znění, za účelem evidence vaší publikační a vydavatelské činnosti či za účelem zajištění průběhu habilitačního řízení či řízení ke jmenování profesorem.

ZČU může také Vaše osobní údaje zpracovávat za účelem prezentace ZČU. Zpracování a dostupnost kontaktních údajů o zaměstnancích jsou také výrazem snahy ZČU neustále zvyšovat komfort v rámci komunikace se studenty, partnery ZČU, veřejností apod.

Které OÚ má ZČU právo zpracovávat?

S ohledem na velký rozsah činností, které jsou na ZČU vykonávány, je sada činností, při kterých jsou osobní údaje zpracovávány, velmi obsáhlá. Níže jsou představeny základní činnosti, při kterých na ZČU dochází ke zpracovávání osobních údajů.

ZČU jako Váš zaměstnavatel má zákonné právo zpracovávat osobní údaje obvykle v rozsahu následujících dokumentů:

• Pro evidenční listy důchodového pojištění zasílaných na OSSZ (podle § 37 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): datum a místo narození, všechna dřívější příjmení, rodné číslo, místo trvalého pobytu. Byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po ukončení důchodového pojištění v cizině, rovněž údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a cizozemském čísle pojištění.
• Pro správný výpočet mzdy: vzdělání, předchozí praxe
• Pro správný výpočet měsíčních záloh na daně (podle zákona o správě daní a poplatků): druh pobíraného důchodu
• Pro zjištění přesného data nároku na odchod do starobního důchodu (podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): počet dětí (u žen)
• Pro plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců (podle § 83 zákona o zaměstnanosti): zdravotní znevýhodnění
• Pro placení zdravotního pojištění (podle § 10 zákona o veřejném zdravotním pojištění): zdravotní pojišťovna
• Za účelem hlášení zaměstnávání cizinců: státní občanství
• Prohlášení poplatníka daně z příjmu (podle zákona o správě daní):
• pokud zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění a manžel/ka je zaměstnán/a: příjmení a jméno manžela/ky, název a adresa zaměstnavatele,
• pokud zaměstnanec uplatňuje zvýhodnění na vyživované dítě: jméno, příjmení a rodné číslo dítěte

Pokud jste účastníkem habilitačního řízení či řízení ke jmenování profesorem, pracovníci úseku Výzkum a vývoj mohou zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu: jméno a příjmení, pohlaví, adresa trvalého pobytu, bydliště v České republice, státní občanství, datum narození a pracovní e-mailová adresa.

V případě, že využíváte služeb univerzitní knihovny, zpracovává ZČU také Vaše osobní údaje tak, aby pro Vás mohla zajistit chod knihovních a výpůjčních služeb (zejm. zapůjčování knih či využívání elektronických informačních zdrojů), a to v rozsahu, který stanovuje platná legislativa, smlouva či případně Vámi udělený souhlas. 

Jestliže se stravujete v menzách ZČU, jsou za účelem poskytnutí stravovacích služeb zpracovávány osobní údaje v rozsahuv rozsahu, který stanovuje platná legislativa, smlouva či případně Vámi udělený souhlas. ZČU nezpracovává žádné osobní údaje, které by vypovídaly o Vašich specifických stravovacích potřebách či alergiích.

V případě, že jste ubytován/a v univerzitních bytech, zpracovává ZČU Vaše osobní údaje v rozsahu potřebném pro zajištění ubytovacích služebv souladu s platnou legislativou, smlouvou či případně Vámi uděleným souhlasem.

Jak ZČU chrání moje osobní údaje?

ZČU klade na zabezpečení osobních údajů svých zaměstnanců náležitý důraz a osobní údaje zpracovává výhradně k účelům, ke kterým byly získány (viz předchozí body).

ZČU jakožto správce těchto údajů činí taková bezpečnostní opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému přístupu k osobním údajům. Informace a data zpracovávaná a ukládaná na technických prostředcích jsou chráněna způsobem, který odpovídá jejich povaze.

Osobní údaje jsou systematicky chráněny proti neoprávněnému přístupu, a to fyzickým zabezpečením prostor, kde jsou uloženy, a také odpovídajícími opatřeními v informačních systémech ZČU.

ZČU se pravidelně zasazuje o to, aby tato technologická opatření byla neustále inovována a zlepšována.

Jak dlouho ZČU mé osobní údaje zpracovává?

Vaše osobní údaje ZČU zpracovává po dobu trvání pracovně-právního vztahu resp. zaměstnávání na ZČU a následně pak v souladu se skartačními lhůtami vymezenými platnou legislativou, Spisovým a skartačním řádem ZČU a jinými právními předpisy. V případě, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány na základě Vašeho souhlasu, je v tomto souhlasu vždy vymezena lhůta, po kterou je platný. Souhlas můžete ale také kdykoliv odvolat.

Kdo s mými osobními údaji na ZČU nakládá?

Na ZČU v Vašimi osobními údaji nakládají pouze zaměstnanci ZČU, které k tomu opravňuje jejich pracovní zařazení nebo také zpracovatelé, se kterými má ZČU uzavřenu smlouvu obsahující mimo jiné podmínky pro bezpečné zpracování Vašich osobních údajů

Mám přístup ke svým údajům, případné opravě či odstranění nadbytečných?

Ano, každý zaměstnanec má právo na přístup ke svým osobním údajům, které ZČU zpracovává. Například každý zaměstnanec může nahlížet do své osobní složky vedené Personálním odborem. Pokud zjistíte, že ZČU o Vás eviduje neplatný či zastaralý údaj, máte také právo na opravu tohoto údaje. Dále máte právo, aby ZČU vymazala Vaše osobní údaje v případě, že pominul účel pro zpracování těchto osobních údajů, neexistuje žádný další zákonný důvod pro zpracovávání osobních údajů, osobní údaje byly zpracovány protiprávně, či pokud vznesete námitku se zpracováním Vašich osobních údajů a ZČU neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování těchto údajů.

Je potřeba mít však na paměti, že ZČU není povinna (ani často nesmí) Vaše osobní údaje vymazat, pokud je jejich zpracování nezbytné pro splnění ukládaných právních povinností, které zpracování osobních údajů vyžadují, nebo pokud je nezbytné pro účely archivace, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely. Rovněž není možný výmaz provést, pokud je pravděpodobné, že by vážně ohrozil či znemožnil splnění cílů, kvůli kterým byly osobní údaje shromážděny, je-li zpracování nezbytné pro výkon i obhajobu právních nároků ZČU.

Komu ZČU moje osobní údaje zpravidla předává?

ZČU jako zaměstnavatel ze zákona povinna provádět předání některých OÚ. Dále je také povinna odesílat např. informace o výsledcích dosažených při řešení aktivit ve výzkumu, vývoji a inovacích na ZČU do tzv. Registru informací o výsledcích (RIV) Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy.

V souladu s §75 zákona o vysokých školách, v platném znění, má ZČU povinnost hlásit Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy údaje o probíhajícím habilitačním řízení či o řízení ke jmenování profesorem a rovněž má zákonnou povinnost zveřejnit údaje o habilitačním řízení či o řízení ke jmenování profesorem na webových stránkách univerzity, a to v rozsahu: jméno a příjmení, fakulta, obor, datum zahájení, obhajoby a jmenování.

V jakých informačních systémech jsou moje osobní údaje uloženy?

ZČU jako Váš zaměstnavatel ukládá Vaše osobní údaje zejména v informačním systému evidence pracovníků MAGION.

Pokud jste vědecko-výzkumný pracovník či akademický pracovník, Vaše osobní údaje jsou uloženy také v systému evidence vědeckých výstupů OBD.

Jak a u koho mohu uplatňovat svá práva?

Svá práva můžete uplatňovat následujícím způsobem:

• Prostřednictvím listinné žádosti doručené ZČU
• Prostřednictvím formuláře uveřejněného na webových stránkách Pověřence pro ochranu osobních údajů na ZČU
• Prostřednictvím e-mailu zaslaného na kontaktní e-mailovou adresu v případě stávajících Zaměstnanců ZČU
• Osobní návštěvou Pověřence pro ochranu osobních údajů na ZČU

Mohu ZČU žádat o vysvětlení, proč moje osobní údaje zpracovává?

Ano, i toto je jedním z práv, která jakožto subjekt osobních údajů máte. Žádosti či dotazy tohoto typu opět směřujte na pověřence pro ochranu osobních údajů ZČU, který je vyřizuje.

Jak si ZČU ověří, že je podaná žádost pravá?

Jakmile dojde k doručení žádosti, kde požadujete výkon Vašich práv, začínáme se jí zabývat.

Z bezpečnostních důvodů Vás pověřenec může vyzvat k prokázání Vaší totožnosti a dodatečnému doložení některých informací tak, aby se ujistil, že podaná žádost není podvodná.

Jak dlouho bude trvat vyřízení mé žádosti?

Vaše žádosti vyřizuje ZČU v co nejkratším možném termínu, nejpozději však do jednoho měsíce od data jejich doručení.

S ohledem na složitost či množství přijatých žádostí je ZČU oprávněna lhůtu pro vyřízení žádosti prodloužit, o čemž bude žadatel předem písemně informován.

Kolik si bude ZČU účtovat za vyřízení mé žádosti?

ZČU Vaše žádosti vyřizuje bezplatně.

Pouze v případě, že je Vaše žádost nepřiměřená, zjevně nedůvodná či pokud se opakuje, může ZČU žadateli v souladu s nařízením GDPR účtovat poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo s učiněním požadovaných úkonů.

Mohu podat stížnost týkající se zpracování mých osobních údajů?

V případě neúspěšnosti Vašeho podnětu či stížnosti pokud jde o zpracovávání Vašich osobních údajů podané na ZČU se můžete obracet na tzv. dozorový orgán, což je:

Úřad na ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27,
170 00 Praha 7
www.uoou.cz