Proč a na základě jakého právního základu ZČU mé osobní údaje zpracovává?

ZČU zpracovává osobní údaje studentů pro následující účely (u každého účelu zpracování uvádíme i jeho právní základ):

 

vedení matriky studentů, k zajištění vzdělávací činnosti (zajištění průběhu a kvality studia a výuky, zajištění knihovních služeb)

• plnění právních povinností, zejména podle zákona o vysokých školách (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

vyhotovení a evidence dokladů o studiu (průkaz studenta, vysokoškolský diplom, potvrzení o studiu, dodatek k diplomu atd.)

• plnění právních povinností, zejména podle zákona o vysokých školách (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

realizování vědecko-výzkumné činnosti (řešení projektové činnosti, pořádání odborných konferencí, evidence publikační činnosti a vydavatelské činnosti)

• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

vedení evidence kvalifikačních prací a jejich uveřejňování

• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)

zajištění výměnných pobytů

• plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

zajištění ubytování na kolejích a stravování v menzách ZČU

• plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

agenda stipendií (ubytovací, sociální, mimořádné, prospěchové atd.)

• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

vybírání poplatků spojených se studiem 

• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)
• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)

zajištění vnitřní organizace a samosprávné působnosti ZČU, vedení evidence členů orgánů (v případě Vašeho členství v některém z orgánů ZČU, jejích fakult a jiných pracovišť, např. v akademickém senátu), uveřejnění seznamu členů orgánů (např. ve výroční zprávě nebo na internetových stránkách)

• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

plnění našich právních povinností stanovených obecně závaz¬nými právními předpisy (např. předávání statistických údajů Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy, povinnost uchovávat účetní a da¬ňové doklady)

• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)

poskytování informačních a poradenských služeb v Informačním a poradenském centru

• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)
• Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

informování o skutečnostech souvisejících se studiem a jeho průběhem, provozem a činností ZČU a jednotlivých fakult

• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

konání akademických obřadů (např. imatrikulace, promoce)

• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

ochrana práv, oprávněných zájmů a majetku ZČU včetně zajištění bezpečnosti prostor ZČU a informačních systémů ZČU, řešení bezpečnostních incidentů (za tím účelem jsou provozovány např. kamerové systémy či vedeny přístrojové deníky) a určení, výkon nebo obhajoba našich právních nároků

• oprávněné zájmy ZČU (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

zasílání newsletterů o novinkách, dění a akcích na ZČU

• oprávněný zájem spočívající v přímém marketingu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů)

nebo  

• Váš souhlas s použitím Vašeho elektronického kontaktu pro účely zasílání našich newsletterů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů)

propagace ZČU (na internetových stránkách ZČU, sociálních sítích (Facebook, Instagram, Twitter atd.), v propagačních materiálech)

• oprávněné zájmy ZČU (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) nebo Váš souhlas, je-li vyžadován (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

pokud nám k tomu udělíte zvláštní souhlas, můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat též pro účely uvedené v takovém souhlasu

• Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

 

Zpracováváme-li Vaše osobní údaje za účelem dodržování našich právních povinností dle obecně závazných právních předpisů, je jejich poskytnutí zákonným požadavkem a jste povinni nám takové osobní údaje poskytnout. Bez jejich poskytnutí totiž nejsme schopni plnit naše povinnosti podle obecně závazných právních předpisů. Zpracováváme-li Vaše osobní údaje za účelem plnění smlouvy, oprávněných zájmů ZČU nebo za účelem plnění úkolu ve veřejném zájmu, jedná se o náš smluvní požadavek nebo požadavek nutný pro poskytnutí požadovaných služeb nebo požadavek nutný pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu a nemáte zákonem uloženou povinnost nám tyto osobní údaje poskytnout. Bez jejich poskytnutí ovšem nemůžeme uzavřít a/nebo plnit příslušnou smlouvu nebo Vám poskytnout požadované služby nebo splnit úkol prováděný ve veřejném zájmu.

Jaké osobní údaje o mně ZČU zpracovává?

Zpracováváme o Vás pouze osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.

Osobní údaje, které o Vás můžeme zpracovávat, lze rozdělit do následujících kategorií:

1. identifikační údaje (např. jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, rodné číslo, datum narození, místo narození, bydliště, u cizinců též pohlaví, adresa místa hlášeného pobytu v ČR a státní občanství);
2. kontaktní údaje (např. adresa bydliště, kontaktní adresa, e-mail, telefon);
3. údaje o studiu a předchozím vzdělání (např. údaje o zápisu do studia, předchozím vzdělání, studijním programu a formě studia, zápisu do vyššího ročníku nebo dalšího bloku, složené státní zkoušce a uděleném akademickém titulu, údaje o přerušení a ukončení studia, čísle vysokoškolského diplomu a dodatku k diplomu, byl-li vydán);
4. údaje z osobních dokladů (např. údaje z cestovního pasu);
5. údaje o rodinném stavu;
6. další údaje, které nám sdělíte během Vašeho studia (např. informace ze vzájemné komunikace);
7. bankovní a ekonomické údaje (např. bankovní spojení, faktury);
8. údaje o Vaší odborné činnosti související se ZČU (např. publikační činnost, údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích a seminářích, zapojení do projektů);
9. údaje o zdravotním stavu (např. v případě potřeby zohlednění specifických potřeb studenta);
10. obrazové a zvukové záznamy (např. kamerové záznamy, fotografie).

Jak dlouho ZČU mé osobní údaje uchovává?

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Pokud jsou osobní údaje používány současně pro více různých účelů zpracování, budeme je zpracovávat, dokud neodpadne účel s delší dobou zpracování. K účelu s kratší dobou zpracování je však přestaneme používat, jakmile tato doba uplyne. 

Pro stanovení doby zpracování osobních údajů používá ZČU následující kritéria:

1. k účelu dodržování našich právních povinností budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušné právní povinnosti ZČU;
2. k účelu plnění smlouvy budou Vaše osobní údaje zpracovávány do zániku závazků z příslušné smlouvy uzavřené se ZČU;
3. k účelu ochrany práv, oprávněných zájmů a majetku ZČU budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušného oprávněného zájmu ZČU. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny práva či povinnosti ZČU vůči Vám, však zpracování neskončí před ukončením takového řízení;
4. osobní údaje zpracovávané za účelem plnění úkolu ve veřejném zájmu budeme zpracovávat po dobu trvání veřejného zájmu. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny práva či povinnosti ZČU vůči Vám, však zpracování neskončí před ukončením takového řízení;
5. pro účely přímého marketingu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než vyjádříte svůj nesouhlas s takovým zpracováním (nestanovíme-li kratší dobu zpracování);
6. osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu budeme zpracovávat do doby, než udělený souhlas odvoláte, nestanovíme-li kratší dobu zpracování.

V případě archivace se doba zpracování řídí spisovým a skartačním řádem ZČU.

Nejpozději do konce kalendářního čtvrtletí následujícího po uplynutí doby zpracování budou osobní údaje, u kterých pominul účel jejich zpracování, nevratně anonymizovány či bezpečně zlikvidovány. To neplatí v případě archiválií, které mají být v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě uchovávány trvale. Archiváliemi jsou např. matrika studentů a doklady o rozhodných událostech spojených se studiem.

Komu jsou mé osobní údaje předávány?

ZČU je povinna podle právních předpisů (zejména vyhlášky o předávání statistických údajů vysokými školami) předávat obsah matriky studentů Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy. ZČU dále může Vaše osobní údaje předávat dalším příslušným orgánům veřejné moci, kterým je ZČU povinna předávat osobní údaje studentů podle obecně závazných právních předpisů. Tito příjemci budou Vaše osobní údaje zpracovávat jako samostatní správci nezávisle na ZČU.

Údaje o Vašem studentském statusu v rozsahu „studuje/nestuduje“ či kontaktní údaje mohou být v případě, že o to požádáte, předány Plzeňským městským dopravním podnikům, a to za účelem poskytnutí studentských slev na jízdné.

V případě, že se rozhodnete účastnit se výměnného studijního pobytu (např. v rámci programů ERASMUS+, INTER aj.), předá ZČU potřebné osobní údaje za účelem umožnění Vašeho studia příslušným vzdělávacím institucím.

Je-li to nezbytné pro ochranu práv, oprávněných zájmů a majetku ZČU, můžeme Vaše osobní údaje předat např. soudním nebo správním orgánům, soudním exekutorům apod.

ZČU je dále oprávněna předat Vaše osobní údaje osobám, které osobní údaje zpracovávají pro ZČU jako její zpracovatelé (např. účetní, daňoví či právní poradci, poskytovatelé IT služeb). Na Vaši žádost Vám poskytneme aktuální seznam zpracovatelů ZČU, kteří Vaše údaje zpracovávají. Vezměte prosím na vědomí, že seznam zpracovatelů ZČU se může v čase měnit a doplňovat.

Vaše osobní údaje budeme vždy předávat pouze v nezbytném rozsahu tak, aby bylo maximálně chráněno Vaše právo na ochranu osobních údajů a Vaše soukromí.

Jsou mé osobní údaje předávány do zahraničí?

V obecné rovině platí, že Vaše osobní údaje nepředáváme mimo území Evropského hospodářského prostoru (EHP).

Nicméně Vaše osobní údaje mohou být předány i do země mimo EHP (např. v případě, kdy se rozhodnete účastnit se výměnného studijního pobytu v zemi mimo EHP, budou Vaše osobní údaje předány vzdělávací instituci v takové třetí zemi). V takovém případě však zajistíme, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány za dodržení příslušných záruk (např. uzavřením standardních smluvních doložek s příjemcem osobních údajů).

Vezměte prosím na vědomí, že v případě zveřejnění některých Vašich údajů na našich internetových stránkách (na základě našeho oprávněného zájmu nebo s Vaším souhlasem, je-li vyžadován) mohou mít k těmto údajům přístup také osoby nacházející se mimo EHP.

Aktualizace vašich osobních údajů

Vynaložíme přiměřené úsilí, abychom zajistili přesnost Vašich osobních údajů. Abyste nám s tím pomohli, sdělujte nám pouze přesné, pravdivé a aktuální informace. Pokud zjistíte, že informace zpracovávané ZČU jsou nepřesné, nepravdivé či neaktuální (např. v důsledku změny Vašich osobních údajů), informujte nás, abychom mohli zjednat nápravu.

Ve své osobní složce můžete opravu či aktualizaci údajů provést také sami bez nutnosti kontaktování svého studijního referenta, a to po přihlášení na webu portal.zcu.cz. 

Jaká jsou má práva v souvislosti se zpracováním a jak je mohu uplatnit?

íce informací o Vašich právech, která máte souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů, a informace související s jejich uplatňováním naleznete v záložce Vaše práva.