Proč a na základě jakého právního základu ZČU mé osobní údaje zpracovává?

ZČU zpracovává osobní údaje účastníků akcí (konferencí, seminářů, kurzů, letních škol atd.) pořádaných ZČU pro následující účely (u každého účelu zpracování uvádíme i jeho právní základ):

k organizaci, administraci, zajištění konání a řádného průběhu akce, vybírání případných poplatků s akcí spojených    

• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)
• plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)
• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)

pořizování záznamů (zejména fotografií a videozáznamů) z průběhu akce za účelem jejího zdokumentování    

• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR) nebo oprávněný zájem ZČU (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Váš souhlas, je-li vyžadován (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

ochrana práv, oprávněných zájmů a majetku ZČU včetně zajištění bezpečnosti prostor ZČU a řešení bezpečnostních incidentů (za tím účelem jsou provozovány např. kamerové systémy)    

• oprávněné zájmy ZČU (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

plnění našich právních povinností stanovených obecně závaznými právními předpisy (např. povinnost uchovávat účetní a daňové doklady)    

• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)

propagace ZČU (na internetových stránkách ZČU, sociálních sítích (Facebook, Instagram, Twitter atd.), v propagačních materiálech)    

• oprávněné zájmy ZČU (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) nebo Váš souhlas, je-li vyžadován (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

zasílání newsletterů o novinkách, dění a akcích na ZČU    

• oprávněný zájem spočívající v přímém marketingu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů)

nebo

• Váš souhlas s použitím Vašeho elektronického kontaktu pro účely zasílání našich newsletterů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů)

pokud nám k tomu udělíte zvláštní souhlas, můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat též pro účely uvedené v takovém souhlasu    

• Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Zpracováváme-li Vaše osobní údaje za účelem dodržování našich právních povinností dle obecně závazných právních předpisů, je jejich poskytnutí zákonným požadavkem a jste povinni nám takové osobní údaje poskytnout. Bez jejich poskytnutí totiž nejsme schopni plnit naše povinnosti podle obecně závazných právních předpisů. Zpracováváme-li Vaše osobní údaje za účelem plnění smlouvy, oprávněných zájmů ZČU nebo za účelem plnění úkolu ve veřejném zájmu, jedná se o náš smluvní požadavek nebo požadavek nutný pro poskytnutí požadovaných služeb nebo požadavek nutný pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu a nemáte zákonem uloženou povinnost nám tyto osobní údaje poskytnout. Bez jejich poskytnutí ovšem nemůžeme uzavřít a/nebo plnit příslušnou smlouvu nebo Vám poskytnout požadované služby nebo splnit úkol prováděný ve veřejném zájmu.

Jaké osobní údaje o mně ZČU zpracovává?

Zpracováváme o Vás pouze osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.

Osobní údaje, které o Vás můžeme zpracovávat, lze rozdělit do následujících kategorií:

1. identifikační údaje (např. jméno, příjmení, titul, datum narození, bydliště, podpis);
2. kontaktní údaje (např. kontaktní adresa, e-mail, telefon);
3. bankovní údaje (např. bankovní spojení);
4. životopisné údaje (např. údaje o Vašem vzdělání, vzdělávací instituci);
5. identifikační a kontaktní údaje zákonného zástupce (je-li účastníkem dítě, resp. nezletilá osoba);
6. další údaje, které nám sdělíte během konání akce (např. informace ze vzájemné komunikace);
7. obrazové a zvukové záznamy (např. kamerové záznamy, fotografie).

Jak dlouho ZČU mé osobní údaje uchovává?

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Pokud jsou Vaše osobní údaje používány současně pro více různých účelů zpracování, budeme je zpracovávat, dokud neodpadne účel s delší dobou zpracování. K účelu s kratší dobou zpracování je však přestaneme používat, jakmile tato doba uplyne.

Pro stanovení doby zpracování osobních údajů používá ZČU následující kritéria:

1. k účelu dodržování našich právních povinností budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušné právní povinnosti ZČU;
2. k účelu plnění smlouvy budou Vaše osobní údaje zpracovávány do zániku závazků z příslušné smlouvy uzavřené se ZČU;
3. k účelu ochrany práv, oprávněných zájmů a majetku ZČU budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušného oprávněného zájmu ZČU. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny práva či povinnosti ZČU vůči Vám, však zpracování neskončí před ukončením takového řízení;
4. osobní údaje zpracovávané za účelem plnění úkolu ve veřejném zájmu budeme zpracovávat po dobu trvání veřejného zájmu. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny práva či povinnosti ZČU vůči Vám, však zpracování neskončí před ukončením takového řízení;
5. pro účely přímého marketingu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než vyjádříte svůj nesouhlas s takovým zpracováním (nestanovíme-li kratší dobu zpracování);
6. osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu budeme zpracovávat do doby, než udělený souhlas odvoláte, nestanovíme-li kratší dobu zpracování.

V případě archivace se doba zpracování řídí spisovým a skartačním řádem ZČU.

Nejpozději do konce kalendářního čtvrtletí následujícího po uplynutí doby zpracování budou osobní údaje, u kterých pominul účel jejich zpracování, nevratně anonymizovány či bezpečně zlikvidovány. To neplatí v případě archiválií, které mají být v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě uchovávány trvale. 

Komu jsou mé osobní údaje předávány?

ZČU může Vaše osobní údaje předávat příslušným orgánům veřejné moci, kterým je ZČU povinna předávat Vaše osobní údaje podle obecně závazných právních předpisů. Tito příjemci budou Vaše osobní údaje zpracovávat jako samostatní správci nezávisle na ZČU.

Je-li to nezbytné pro ochranu práv, oprávněných zájmů a majetku ZČU, můžeme Vaše osobní údaje předat např. soudním nebo správním orgánům, soudním exekutorům apod.

ZČU je dále oprávněna předat Vaše osobní údaje osobám, které osobní údaje zpracovávají pro ZČU jako její zpracovatelé (např. účetní, daňoví či právní poradci, poskytovatelé IT služeb). Na Vaši žádost Vám poskytneme aktuální seznam zpracovatelů ZČU, kteří Vaše osobní údaje zpracovávají. Vezměte prosím na vědomí, že seznam zpracovatelů ZČU se může v čase měnit a doplňovat.

Vaše osobní údaje budeme vždy předávat pouze v nezbytném rozsahu tak, aby bylo maximálně chráněno Vaše právo na ochranu osobních údajů a Vaše soukromí.

Jsou mé osobní údaje předávány do zahraničí?

V obecné rovině platí, že Vaše osobní údaje nepředáváme mimo území Evropského hospodářského prostoru (EHP). Pokud by některý z příjemců Vašich osobních údajů (viz Komu jsou mé osobní údaje předávány) zpracovával osobní údaje v zemi mimo EHP, může dojít k jejich předání i do takové třetí země. V takovém případě nicméně zajistíme, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány za dodržení příslušných záruk (např. uzavřením standardních smluvních doložek s příjemcem osobních údajů).

Aktualizace Vašich osobních údajů

Vynaložíme přiměřené úsilí, abychom zajistili přesnost Vašich osobních údajů. Abyste nám s tím pomohli, sdělujte nám pouze přesné, pravdivé a aktuální informace. Pokud zjistíte, že informace zpracovávané ZČU jsou nepřesné, nepravdivé či neaktuální (např. v důsledku změny Vašich osobních údajů), informujte nás, abychom mohli zjednat nápravu.

Jaká jsou má práva v souvislosti se zpracováním a jak je mohu uplatnit?

Více informací o Vašich právech, která máte souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů, a informace související s jejich uplatňováním naleznete v záložce Vaše práva.