Proč a na základě jakého právního základu ZČU mé osobní údaje zpracovává?

ZČU zpracovává osobní údaje účastníků kurzů celoživotního vzdělávání pro následující účely (u každého účelu zpracování uvádíme i jeho právní základ):

k zajištění vzdělávací činnosti (zajištění průběhu a kvality programů celoživotního vzdělávání, zajištění knihovních služeb)    

• plnění právních povinností, zejména podle zákona o vysokých školách (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

vyhotovení a evidence dokladů o studiu (např. osvědčení o absolvování programu v rámci celoživotního vzdělávání)    

• plnění právních povinností, zejména podle zákona o vysokých školách (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

vybírání poplatků spojených s programy celoživotního vzdělávání    

• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

plnění našich právních povinností stanovených obecně závaznými právními předpisy (např. předávání statistických údajů Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy, povinnost uchovávat účetní a daňové doklady)   

• plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)

informování o skutečnostech souvisejících se studiem a jeho průběhem, provozem a činností ZČU a jednotlivých fakult    

• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

konání akademických obřadů (např. slavnostní absolutorium - promoce)    

• plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)

ochrana práv, oprávněných zájmů a majetku ZČU včetně zajištění bezpečnosti prostor ZČU a informačních systémů ZČU, řešení bezpečnostních incidentů (za tím účelem jsou provozovány např. kamerové systémy či vedeny přístrojové deníky) a určení, výkon nebo obhajoba našich právních nároků

• oprávněné zájmy ZČU (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

zasílání newsletterů o novinkách a akcích na ZČU    

• náš oprávněný zájem spočívající v přímém marketingu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů)

nebo

• Váš souhlas s použitím Vašeho elektronického kontaktu pro účely zasílání našich newsletterů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů)

propagace ZČU (na internetových stránkách ZČU, sociálních sítích (Facebook, Instagram, Twitter atd.), v propagačních materiálech)    

• oprávněné zájmy ZČU (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) nebo Váš souhlas, je-li vyžadován (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

pokud nám k tomu udělíte zvláštní souhlas, můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat též pro účely uvedené v takovém souhlasu    

• Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Zpracováváme-li Vaše osobní údaje za účelem dodržování našich právních povinností dle obecně závazných právních předpisů, je jejich poskytnutí zákonným požadavkem a jste povinni nám takové osobní údaje poskytnout. Bez jejich poskytnutí totiž nejsme schopni plnit naše povinnosti podle obecně závazných právních předpisů. Zpracováváme-li Vaše osobní údaje za účelem oprávněných zájmů ZČU nebo za účelem plnění úkolu ve veřejném zájmu, jedná se o náš smluvní požadavek nebo požadavek nutný pro poskytnutí požadovaných služeb nebo požadavek nutný pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu a nemáte zákonem uloženou povinnost nám tyto osobní údaje poskytnout. Bez jejich poskytnutí Vám ovšem nemůžeme poskytnout požadované služby nebo splnit úkol prováděný ve veřejném zájmu.

Jaké osobní údaje o mně ZČU zpracovává?

Zpracováváme o Vás pouze osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.

Osobní údaje, které o Vás můžeme zpracovávat, lze rozdělit do následujících kategorií:

1. identifikační údaje (např. jméno, příjmení, titul, rodné číslo, místo narození, bydliště, státní občanství, u cizinců též pohlaví, datum narození, stát trvalého pobytu, místo pobytu v ČR);
2. kontaktní údaje (např. adresa bydliště, kontaktní adresa, e-mail, telefon);
3. údaje o studiu a předchozím vzdělání (např. údaje o předchozím vzdělání, údaje o nejvyšším dosaženém vzdělání, údaje o studijním programu celoživotního vzdělávání, datum zahájení, absolvování či předčasného ukončení programu celoživotního vzdělávání, údaje o dokladu o studiu (osvědčení), byl-li vydán);
4. údaje z osobních dokladů (např. údaje z cestovního pasu);
5. další údaje, které nám sdělíte během Vašeho studia (např. informace ze vzájemné komunikace);
6. bankovní a ekonomické údaje (např. bankovní spojení, faktury);
7. údaje o Vaší odborné činnosti související se ZČU (např. publikační činnost, údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích a seminářích, zapojení do projektů);
8. obrazové a zvukové záznamy (např. kamerové záznamy, fotografie).

Jak dlouho ZČU mé osobní údaje uchovává?

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Pokud jsou osobní údaje používány současně pro více různých účelů zpracování, budeme je zpracovávat, dokud neodpadne účel s delší dobou zpracování. K účelu s kratší dobou zpracování je však přestaneme používat, jakmile tato doba uplyne.

Pro stanovení doby zpracování osobních údajů používá ZČU následující kritéria:

1. k účelu dodržování našich právních povinností budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušné právní povinnosti ZČU;
2. k účelu ochrany práv, oprávněných zájmů a majetku ZČU budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušného oprávněného zájmu ZČU. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny práva či povinnosti ZČU vůči Vám, však zpracování neskončí před ukončením takového řízení;
3. osobní údaje zpracovávané za účelem plnění úkolu ve veřejném zájmu budeme zpracovávat po dobu trvání veřejného zájmu. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny práva či povinnosti ZČU vůči Vám, však zpracování neskončí před ukončením takového řízení;
4. pro účely přímého marketingu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než vyjádříte svůj nesouhlas s takovým zpracováním (nestanovíme-li kratší dobu zpracování);
5. osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu budeme zpracovávat do doby, než udělený souhlas odvoláte, nestanovíme-li kratší dobu zpracování.

V případě archivace se doba zpracování řídí spisovým a skartačním řádem ZČU.

Nejpozději do konce kalendářního čtvrtletí následujícího po uplynutí doby zpracování budou osobní údaje, u kterých pominul účel jejich zpracování, nevratně anonymizovány či bezpečně zlikvidovány. To neplatí v případě archiválií, které mají být v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě uchovávány trvale. 

Komu jsou mé osobní údaje předávány?

ZČU je povinna podle právních předpisů (zejména vyhlášky o předávání statistických údajů vysokými školami) předávat těmito předpisy vymezené osobní údaje Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy. ZČU dále může Vaše osobní údaje předávat dalším příslušným orgánům veřejné moci, kterým je ZČU povinna předávat Vaše osobní údaje podle obecně závazných právních předpisů. Tito příjemci budou Vaše osobní údaje zpracovávat jako samostatní správci nezávisle na ZČU.

Je-li to nezbytné pro ochranu práv, oprávněných zájmů a majetku ZČU, můžeme Vaše osobní údaje předat např. soudním nebo správním orgánům, soudním exekutorům apod.

ZČU je dále oprávněna předat Vaše osobní údaje osobám, které osobní údaje zpracovávají pro ZČU jako její zpracovatelé (např. účetní, daňoví či právní poradci, poskytovatelé IT služeb). Na Vaši žádost Vám poskytneme aktuální seznam zpracovatelů ZČU, kteří Vaše údaje zpracovávají. Vezměte prosím na vědomí, že seznam zpracovatelů ZČU se může v čase měnit a doplňovat.

Vaše osobní údaje budeme vždy předávat pouze v nezbytném rozsahu tak, aby bylo maximálně chráněno Vaše právo na ochranu osobních údajů a Vaše soukromí.

Jsou mé osobní údaje předávány do zahraničí?

V obecné rovině platí, že Vaše osobní údaje nepředáváme mimo území Evropského hospodářského prostoru (EHP). Pokud by některý z příjemců Vašich osobních údajů (viz Komu jsou mé osobní údaje předávány) zpracovával osobní údaje v zemi mimo EHP, může dojít k jejich předání i do takové třetí země. V takovém případě nicméně zajistíme, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány za dodržení příslušných záruk (např. uzavřením standardních smluvních doložek s příjemcem osobních údajů).

Vezměte prosím na vědomí, že v případě zveřejnění některých Vašich osobních údajů na našich internetových stránkách (na základě našeho oprávněného zájmu nebo s Vaším souhlasem, je-li vyžadován) mohou mít k těmto osobním údajům přístup také osoby nacházející se mimo EHP.

Aktualizace Vašich osobních údajů

Vynaložíme přiměřené úsilí, abychom zajistili přesnost Vašich osobních údajů. Abyste nám s tím pomohli, sdělujte nám pouze přesné, pravdivé a aktuální informace. Pokud zjistíte, že informace zpracovávané ZČU jsou nepřesné, nepravdivé či neaktuální (např. v důsledku změny Vašich osobních údajů), informujte nás, abychom mohli zjednat nápravu.

Opravu či aktualizaci svých osobních údajů můžete provést také sami ve své osobní složce po přihlášení na webu portal.zcu.cz (máte-li zřízený účet).

Jaká jsou má práva v souvislosti se zpracováním a jak je mohu uplatnit?

Více informací o Vašich právech, která máte souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů, a informace související s jejich uplatňováním naleznete v záložce Vaše práva.